Como marca la ordenanza 444 en su artículo 8, prevé la creación de direcciones electrónicas institucionales para todo el personal, de planta y contratado, becarios, investigadores y extensionistas de la Universidad.
También prevé la creación de un registro único de direcciones electrónicas que recupere el dato de dirección electrónica de los diferentes actores (debidamente conformadas) en una única base de datos de consulta.
A tal efecto la Secretaría General en conjunto con la Dirección General de TICs. redactaron una serie de pautas operativas destinadas a la unificación de procedimientos en la creación, registro y gestión de las CEIP y CEIO y la constitución del Registro Único mencionado.
También en sus anexos, las pautas operativas establecen procedimientos a llevar a cabo en el corto plazo para normalizar las direcciones electrónicas institucionales existentes y crear las necesarias a los efectos de cumplir con la ordenanza.
Es importante brindar a los agentes una identificación electrónica que denota pertenencia.
Las cuentas de correo institucionales son aquellas donde se incluye el dominio de tu organización en la dirección electrónica. De esta manera, cuando entregas tu tarjeta de presentación, que incluye el nombre de tu organización, el logo, la dirección y la dirección de correo electrónico, todo se ve unificado y tiene una fuerte impronta de identidad.
Las instituciones que incluyen su dominio en la dirección electrónica, fortalecen su imagen institucional por varias razones, a saber:
Seguridad: Un correo con un dominio genérico tiene sistemas de seguridad mucho más vulnerables.
Profesionalismo: ¿Confiarías en una institución bien establecida que tenga un dominio diferente? Esto expondría que no hay interés en la imagen de la institución.
Efectividad: si tus correos no son institucionales, podrían ser interpretados como spam. Cuando envías un correo cuya dirección electrónica tiene un dominio genérico puede parecer un correo indeseable o acabar en la bandeja de correos no deseados. El correo electrónico institucional está desarrollado para que no sea enviado a dicha bandeja y, así, sea visto por el destinatario.
Actualmente existen en la Universidad cinco dependencias (FING, FCEC, FCSA, FTSO, RECT) que lograron migrar el servicio de correo electrónico al que ofrece Google, con GSuite.
Dos de las dependencias restantes (FBRO y FCAD) han intentado realizar el trámite para gestionar el servicio, sin haber tenido éxito.
El argumento para la negativa por parte de la empresa Google, es que no debería existir más de una cuenta de Gsuite por Institución.
Desconocemos la razón por la que las facultades que sí lograron migrar no tuvieron problemas al respecto.
Las dependencias que aún continúan sin migrar el servicio, podrán acceder a Gsuite si se lleva a cabo la migración desde la cuenta que Google reconoce como institucional.
En función de esto, desde la Secretaría General en conjunto con la Dirección General de TICs se analizó la alternativa de UNIFICAR el dominio del Servicio de Correo Electrónico Institucional para toda la Universidad. Existen numerosos beneficios consecuentes pero principalmente la unificación de dominio tendría su mayor impacto desde el punto de vista político-estratégico-institucional (Fortalecimiento de la Imagen Institucional interna y externa. Cohesión Institucional) y desde el punto de vista técnico, en las potencialidades que este proceso facilitaría, de cara a los desafíos tecnológicos a saber: nuevos servicios y la necesidad de contar con mecanismos seguros de identificación de actores en los diferentes sistemas de la Universidad.
El nombre electrónico de un grupo de computadoras relacionadas -por ejemplo, de todas las computadoras pertenecientes a una misma empresa-, en la Internet se llama dominio (domain) Los dominios brindan información respecto de cuál es la organización, el tipo e inclusive el país al que pertenece el usuario. En caso de tratarse de una corporación con muchos usuarios, generalmente se incluye el nombre de la computadora a la que se encuentra vinculado el individuo.
El objetivo de unificar el dominio, sumado a lo previsto en la ordenanza 444, de que cada agente de la universidad tenga una cuenta institucional para el ejercicio de sus funciones, surge de un inevitable proceso de maduración que la Universidad debe abordar como Institución.
Ventajas técnicas-funcionales proporcionadas por un único dominio
La unificación de dominio haría transparente la movilidad de la dirección electrónica de los agentes dentro de las diferentes dependencias a las que pueden pertenecer a lo largo de su relación activa con la Universidad. Es decir, se evitaría que el agente deba tener una cuenta de correo en cada dependencia con la que esté vinculado, ya que tendría una identificación electrónica única.
Agilidad para la implementación del Servicio de Ventanilla Única. Esta identificación única, permite brindar a los usuarios un acceso a diferentes servicios dentro de toda la Universidad, utilizando una sola cuenta.
(Uso de la cuenta de correo electrónico como identificación en los Portales de la Universidad).
Facilidad para identificar una persona dentro del directorio de la plataforma de Gmail. Fortalecimiento de la comunicación institucional.
o Almacenamiento de archivos en Drive (Ilimitado) o Agendar eventos y reuniones con Calendar o Creación de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, con Google Docs, Sheets y Slides o Gran versatilidad para manejar archivos de manera colaborativa Seguridad y calidad de servicio ante todo Google tiene capacidad suficiente para realizar copias de seguridad automatizadas de toda tu información. También adopta medidas de seguridad con los líderes del sector para protegerte de intrusos y posee sistemas inteligentes que mantienen tus cuentas libres de spam.
De la misma forma, Gmail se actualiza automáticamente y aleja a tu organización de los quebraderos de cabeza que suponen las actualizaciones de software, los parches de seguridad, etc.
Estas son las ventajas más importantes de expandirte a la inteligencia de las herramientas institucionales que nos ofrece Google (GSuite for Education) a través de su aplicación para correo electrónico: